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Objectifs

Assister une équipe sans la communication, dans la gestion commerciale, les ressources humaines. Assurer les travaux courants de comptabilité. Préparer la paie et les déclarations sociales courantes

Contenus

L’emploi de secrétaire comptable est à la jonction des métiers de secrétaire et de comptable. Il se caractérise par une combinaison d’activités relevant de ces 2 domaines au sein du même emploi.
Le secrétaire comptable exerce des activités d’assistanat administratif et logistique auprès d’un responsable hiérarchique, souvent le chef d’entreprise, ou d’une équipe. Il effectue le suivi administratif des fonctions commerciales et ressources humaines.
Sur le champ de la comptabilité et de la paie, il contrôle et comptabilise les documents commerciaux, sociaux et fiscaux (TVA) de l’entreprise et réalise les paies et les déclarations sociales courantes.
Premier interlocuteur des collaborateurs, amis également des partenaires externes de l’entreprise, le secrétaire comptable contribue à la qualité de la communication de la structure. Il en valorise l’image et assure le relais de l’information. La dimension relationnelle de la fonction est de ce fait essentielle.
Il facilite le travail de sa hiérarchie en prenant en charge la préparation des dossiers, la conception, la présentation et la diffusion de documents tels que mails, courriers, compte rendus, tableaux ou graphiques, grâce à une orthographe et une syntaxe irréprochables. Il effectue la recherche d’informations à partir de sources identifiées et organise le classement et l’archivage physique et numérique.
Il assiste l’équipe en gérant l’accueil des visiteurs et les flux d’appels multicanaux, la prise de rendez-vous et la tenus des agendas ainsi qu’en organisant les réunions et les déplacements.
Sur le plan commercial, il traite les commandes clients ou les demandes d’achats et les approvisionnements. Il assure l’interface entre l’entreprise et ses interlocuteurs, répond aux demandes d’informations et traite les réclamations courantes qu’il a identifiées et analysées, en conciliant satisfaction de l’interlocuteur et intérêt de l’entreprise. Il facilite le suivi de l’activité commerciale en produisant des tableaux statistiques et des graphiques significatifs.
Selon l’organisation de la structure, il participe au suivi administratif du personnel en tenant à jour les dossiers, en procédant aux formalités d’embauche et de départ des salariés et en apportant des réponses conformes au droit du travail aux demandes courantes d’information d’ordre social.
Le secrétaire comptable recueille, contrôle et comptabilise les documents commerciaux, sociaux et fiscaux (TVA) nécessaires à la tenue de la comptabilité dans le respect de la règlementation. Il vérifie, justifie et rectifie les comptes pour l’ensemble des opérations courantes.
Il enregistre les opérations dans le respect des normes comptables et des procédures de gestion internes. Il recueille chaque les éléments nécessaires pour le calcul de la paie et s’assure de leur en compte pour l’établissement des bulletins de salaire. Il prépare les déclarations sociales courantes.
Selon le contexte de la structure, l’utilisation de la langue anglais peut être demandée pour apporter des réponses à des demandes simples d’un interlocuteur anglophone.
En raison de sa double compétence dans les domaines du secrétariat et de la comptabilité, l’emploi de secrétaire comptable répond particulièrement aux besoins des petites structures (TPE, Associations, établissements secondaires de grandes entreprises, cabinet d’expertise comptable…) Il y occupe une place stratégique, de par sa connaissance d’un grand nombre d’informations, émanant aussi bien des interlocuteurs internes qu’externes à l’entreprise (clients, fournisseurs, banque, expert comptable).
Le secrétaire comptable exerce ses activités de façon autonome, sous la responsabilité d’un hiérarchique et la supervision d’un cabinet d’expertise comptable pour les activités comptable et de la paie.
La multiplicité des tâches et des intervenants entraîne des interruptions fréquentes de l’activité encours et nécessite une appréciation et une gestion des urgences et des priorités. La gestion en parallèle d’opérations comptables et de secrétariat impose une organisation du travail rigoureuse de la part du secrétaire comptable.
L’essentiel de l’activité s’exerce de façon sédentaire avec l’utilisation d’outils numériques et de progiciels propres à la structure. L’évolution technologique de ces outils nécessite une mise à jour et une adaptation des compétences en permanence. Les horaires de travail sont stables même si l’amplitude tend à s’élargir pour s’adapter aux flux des sollicitations de la clientèle ou des usagers.

CCP- Assister une équipe dans la communication des informations et l’organisation des activités

  • Produire des documents professionnels courants
  • Communiquer des informations par écrit
  • Assurer la traçabilité et la conservation des informations
  • Accueillir un visiteur et transmettre des informations oralement
  • Planifier et organiser les activités de l’équipe

CCP- Traiter les opérations administratives liées à la gestion commerciale et aux ressources humaines

  • Assurer l’administration des achats et des ventes
  • Répondre aux demandes d’information des clients et traiter les réclamations courantes
  • Élaborer et actualiser des tableaux de suivi de l’activité commerciale
  • Assurer le suivi administratif courant du personnel.

CCP- Assurer les travaux courants de comptabilité

  • Comptabiliser les documents commerciaux
  • Comptabiliser les documents bancaires et effectuer le suivi de la trésorerie
  • Établir et comptabiliser les déclarations de TVA
  • Contrôler, justifier et rectifier les comptes.

 CCP- Préparer la paie et les déclarations sociales courantes

  • Préparer le calcul et l’édition des bulletins de paie
  • Contrôler l’édition des bulletins de paie et des déclarations sociales.

 

Nous complétons la formation  par le passage de la certification TOSA® sur les logiciels WORD®, EXCEL® et POWERPOINT® ainsi que par le passage du S.S.T. (sauveteur secouriste du travail).

Possibilité de compléter avec le passage du TOEIC® (Test of English International Commercial)

Pré-requis

Maîtriser l'environnement informatique

Modalités d'accès à la formation

Entretien de motivation

Public concerné

Tout public

Méthodes pédagogiques

Alternance de cours théoriques et d'exercices individuels ou collectifs
Mise en pratique par réalisation de productions
Salle équipées de 12 ordinateurs, Pack Office 2013, logiciels solution CIEL 2015 et SAGE, Internet, Webcam, vidéo projection, écran + espace pédagogique de groupe

Modalités d'évaluation

  • Évaluation orale et/ou écrite au cours de la formation
  • Contrôle en cours de formation
  • Examen final

Validation

Être autonome sur les postes administratifs de l'entreprise

Modalités de financements

  • Financement individuel
  • Contrat d'apprentissage
  • Financement Région
  • Financement Pôle Emploi

Durée

  • Nombre d'heures au total : 431 heures

Tarif

Prix maximum en euros TTC : 18,00 € par heure

Complément sur le tarif : personnalisable en fonction du statut du candidat

Accessible aux personnes handicapées

Date(s) de session

Du 06/01/2020 au 31/12/2020 à Ambert

Date de dernière mise à jour

28 septembre 2020

Autres lieux de formation

(43) LE PUY EN VELAY - Greta du Velay